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Boîte à outils et formulaires

A destination des membres du CREA

Boîte à outils « Appui et pilotage des activités de recherche LCE »

Vous trouverez sur cette boîte à outils des outils une synthèse des procédures que vous êtes susceptibles de rencontrer en tant que membre du CREA :

Aide à l'organisation de vos manifestations scientifiques
Informations sur les appels à projets qui reviennent annuellement qui pourraient vous intéresser et sur les procédures de demandes de financements internes et externes
Outils pour la Science Ouverte
Synthèse des procédures utiles pour vos activités quotidiennes (achats, missions, réservations de salles, communication, recrutements, conventions...)
Demandez l'accès (connexion depuis votre adresse @parisnanterre.fr) et consultez-la en cliquant sur ce lien.

Formulaires

Demander un financement (organisation de manifestations scientifiques, missions de recherche en archives, aides à publication) :
Remplir le formulaire en ligne. Rappel : ce formulaire ne concerne pas les demandes de remboursement pour la participation à un colloque, journée d'études, etc.
Consultez ici le vademecum rappelant les principes de financement du CREA pour tout renseignement complémentaire.

Calendrier

Le conseil du CREA étudie les demandes de financement lors de ses réunions. Le calendrier prévisionnel des prochaines réunions est disponible dans la rubrique 'Gouvernance'.

Procédures

Vos commandes et vos départs en mission sont administrés par les gestionnaires financiers des unités de recherche de l'UFR LCE, Elyes Bahri (ebahri@parisnanterre.fr) et Oumaima Tenachi (otenachi@parisnanterre.fr) que vous devez contacter via l'adresse : polebudget-lce@liste.parisnanterre.fr

Passer commande

Toute commande, quel que soit son montant ou sa nature, doit obligatoirement faire l’objet d’un bon de commande qui est édité par le gestionnaire financier.
A partir de votre demande, le gestionnaire vérifie l'existence ou non d'un marché pour le besoin exprimé. Il vous soumet ensuite un devis qui doit être conforme à votre besoin et à votre budget. Si le devis est validé, le gestionnaire crée alors le bon de commande

Attention : s'il existe un marché pour le besoin que vous avez exprimé, il est préférable de recourir aux services du prestataire titulaire du marché.

Traiteurs: Veuillez solliciter le gestionnaire en détaillant :
- les dates et horaires
- le lieu où la prestation doit avoir lieu
- le type de prestation : gamme et menu
- le nombre de convives
- vos coordonnées téléphoniques pour la réception de la commande.
La liste des marchés est disponible sur l'intranet: https://personnels.parisnanterre.fr/finance-et-comptabilite/services-financiers/marches-publics
Matériel informatique et logiciels: Consultez le catalogue de la Direction des Ressources Informatiques, puis sollicitez votre gestionnaire en détaillant l'objet de votre demande (référence et si possible une capture d'écran de votre sélection).
Ouvrages: Sollicitez votre gestionnaire en détaillant le titre et l'ISBN de l'ouvrage souhaité. Le gestionnaire sollicitera un devis chez le titulaire du marché concerné par la demande.

Partir en mission

L'université a publié en janvier 2024 des règles pour les déplacements professionnels fixant les procédures et plafonds de remboursement. Consultez le document pour tous les détails.

Dès lors que vous vous déplacez pour le compte de l'Université et dès que vos frais de mission sont pris en charge, partiellement ou complètement, par le laboratoire, vous devez obligatoirement obtenir un ordre de mission. L'ordre de mission vous permet d’être couvert en cas d’accident ou de difficulté survenue lors du déplacement.

La procédure est la suivante :

1/ S'enregistrer dans la base comptable de l'Université

Que vous soyez ou non personnel de l’Université Paris Nanterre, si vous n’avez jamais bénéficié d’une prise en charge de vos frais de mission par l’Université Paris Nanterre, il est nécessaire de vous enregistrer dans la base comptable de l’Université. A cette fin, vous devez renseigner et envoyer à votre gestionnaire financier la fiche de création agent, accompagnée d’un RIB, ainsi que de copies de justificatif d’identité et de sécurité sociale.

2/ Transmettre les informations pour l'établissement de l'ordre de mission

Pour permettre la prise en charge des frais de transport, d’hébergement, ou d’autres frais relatifs à une mission, vous devez renseigner la fiche d'aide à la création de votre ordre de mission. Cette fiche permet d’indiquer toutes les informations nécessaires à l’achat de billets, à la réservation d’un hôtel, ou au remboursement des frais engagés. Elle doit donc être renseignée avec soin et précision. Une fois complétée, la fiche mission doit être envoyée au gestionnaire.

3/ Réservation de titres de transport ou d'un hébergement

Sauf exception (et autorisation préalable), vous ne devez pas acheter vous-même vos billets d’avion ou de train ou vos nuitées. Votre gestionnaire financier vous fera une proposition d’après les informations de votre fiche mission. Afin de bénéficier des meilleurs tarifs possibles, merci de faire votre demande plusieurs semaines, voire plusieurs mois avant votre départ :
- pour un billet de train : 1 à 2 mois avant le départ
- pour un billet d’avion : 3 à 6 mois avant le départ
- pour les nuitées : 1 à 2 mois avant le départ

4/ Remboursement des frais avancés lors de votre mission

Si vous avez avancé des frais lors de votre voyage, vous devrez, dès votre retour de mission, transmettre vos justificatifs originaux (billets, factures, frais d'inscription, tickets de transports en commun, etc.) à votre gestionnaire financier.

Attention aux missions sans frais

Si vous ne demandez aucun remboursement de frais au laboratoire, vous devez tout de même demander un ordre de mission sans frais. Il est en effet important d’informer votre établissement de tutelle de vos déplacements professionnels afin d’être couvert en cas d’accident ou de difficulté survenue lors du déplacement.

Destinations à risque

Certaines destinations sont considérées « à risque » par le Ministère des Affaires Etrangères. Vous en trouverez la liste sur le site de France Diplomatie. Si votre destination figure dans cette liste, vous devez en informer votre gestionnaire qui sollicitera l'avis du fonctionnaire sécurité défense de l’Université.